A maior parte desses pregões é destinada à assinatura de Ata de Registro de Preços. Em linhas gerais, esse documento equivale a um compromisso de manutenção de preços pelo fornecedor durante a vigência da Ata, que normalmente é de um ano. As quantidades constantes na Ata (quantidades homologadas) são apenas uma referência da quantidade máxima de unidades que poderão ser adquiridas pela Administração, não representando qualquer vínculo ou obrigação de efetiva compra de todo o quantitativo descrito. Ressalta-se que existe uma grande diferença entre a quantidade total disponível na ata (homologada) e a adquirida (empenhada, liquidada e paga).

 Para saber a quantidade realmente adquirida e o valor que foi pago, é necessário verificar os valores empenhados, liquidados e pagos ao fornecedor pela Administração Pública. Essas informações estão disponibilizadas no Portal de Compras do Governo Federal e no Portal da Transparência.

 Um erro ou má interpretação bastante comum é a indicação das quantidades adquiridas como sendo “descabidas” ou fora de parâmetros razoáveis. Seguindo o princípio da economia de escala, o Exército tem procurado concentrar as suas aquisições, gerando economia de meios materiais, tempo e pessoal empregados, bem como obtendo preços mais vantajosos em função da quantidade adquirida. Assim, é cada vez mais comum que determinadas Organizações Militares concentrem as aquisições de materiais específicos em nível regional ou mesmo nacional.